Watchdoc ScanCare - Configurer une sortie vers Lotus Notes

Principe

Watchdoc ScanCare vous permet d'envoyer les documents numérisés sous forme de pièces jointes à un e-mail vers des destinataires disposant de la messagerie Lotus Notes^® définis par les utilisateurs ;

Procédure

Pour configurer une sortie E-mail Lotus Notes:

1. Cochez la case Activé (Lotus Notes)

Serveur Email

Dans la section Serveur Email > Paramétrage Email,

• Information utilisateur ;

  • Nom de l'expéditeur : saisissez dans le champ le nom de l'expéditeur s'il s'agit d'un nom générique (nom attribué au service d'impression, par exemple) ;

  • Email de l'expéditeur : saisissez dans le champ l'adresse mail de l'expéditeur s'il s'agit d'une adresse générique ;

  • Si bous souhaitez que le nom et l'email de l'expéditeur soient générés systématiquement à partir d'éléments issus du document numérisé, cliquez sur le bouton pour créer ce nom ou cet e-mail du dossier à l'aide de variables et de fonctions :
    
    

     

  1. dans la colonne de gauche déployez la liste des variables et fonctions disponibles ;

  2. sélectionnez la variable ou la fonction que vous souhaitez ajouter. Le détail de la fonction s'affiche dans la fenêtre droite ;

  3. cliquez sur le bouton pour ajouter la variable ou la fonction: cette dernière s'affiche dans la zone Dossier supérieure.

      

• Paramétrage Email > Information serveur ;

  • Serveur SMTP: dans la liste, sélectionnez le nom du serveur SMTP à utiliser ;

  • Port : saisissez le numéro du port permettant d'accéder au serveur SMTP ou cochez la case pour utiliser le port 25 par défaut ;

  • SSL : cochez la case si l'accès au serveur SMTP requiert ce protocole.

• Préférer les utilisateurs identifiés et référencés  : cochez la case pour indiquer que les informations saisies par l'utilisateur sur le périphérique d'impression sont celles qui servent à l'authentification sur le serveur SMTP ;

• Authentification SMTP : si l'accès au serveur SMTP requiert une authentification, remplissez les champs suivants :

  • Utilisateur : saisissez le nom du compte habilité à accéder au serveur SMTP ;

  • Mot de passe : saisissez le mot de passe du compte habilité à accéder au serveur SMTP.

Corps de message par défaut :

• Case à cocher Envoyer un email en texte seul : cochez la case si vous souhaitez envoyer le mail en utilisant le format de texte brut. Lorsque la case est décochée, les emails sont envoyés au format HTML.
  N.B. : le format texte brut ne permet pas l'inclusion de liens et de graphiques dans le corps du message.

• Objet et corps de message par défaut : saisissez dans ce champ le sujet ou le corps du message. Si vous souhaitez que ces champs soient remplis à l'aide de données système, cliquez sur le bouton pour accéder à l'interface de gestion des fonctions et des variables.

Lotus Notes Server

• adresse e-mail de base de données : indiquez dans ce champ le chemin vers la base de donnée Lotus Notes

• enregistrer comme brouillon : indiquez dans cette liste si le document numérisé doit automattiquement être enregistré, ou non, comme brouillon ou s'il revient à l'utilisateur d'en décider.

Nombre d'emails

Cette fonction permet de définir si chaque document séparé à l'aide de la fonction Séparation de document doit être envoyé dans un mail séparé. 

1. Envoyer un email par document : cochez la case pour générer un mail par document numérisé.

2. cliquez sur le bouton pour affiner le réglage de sortie : au-delà des deux limites fixées (poids et nombre de pages), le document numérisé est coupé puis envoyé dans des fichiers séparés :

• taille maximale du fichier : indiquez, en kilo-octets, le poids maximal du fichier à envoyer par mail ;

• maximum de pages : indiquez le nombre de pages maximum à envoyer par mail.

   

  

Document numérisé

1. cliquez sur le lien Création du nom de fichier pour définir la manière dont doit être créé le nom du document numérisé, à l'aide de variables et de fonctions (cf. Watchdoc ScanCare - Utiliser les fonctions et les variables).